Netko u vašem uredu ima tablicu od tri tisuće redaka i ručno traži podatke skrolanjem. Netko drugi istu tablicu pretraži formulom za tri sekunde. Razlika između ta dva pristupa nije talent za informatiku — samo je jedno od njih naučilo šačicu formula koje se koriste svaki dan.
VLOOKUP — pretraga koja štedi sate
VLOOKUP je funkcija koja u jednoj tablici traži određenu vrijednost i vraća podatak iz susjednog stupca — primjerice, unesete šifru proizvoda i formula automatski vrati njegovu cijenu iz cjenika. Ključno ograničenje koje početnici često zaborave: VLOOKUP uvijek traži vrijednost u krajnjem lijevom stupcu raspona koji ste definirali, pa ako je stupac s podatkom koji tražite lijevo od stupca s ključem, formula neće raditi dok tablicu ne preslože.
Pivot tablice — sažimanje bez formula
Pivot tablica uzima veliku, sirovu tablicu podataka i u nekoliko klikova je pretvara u sažeti izvještaj — zbroj prodaje po mjesecu, prosjek plaća po odjelu, broj narudžbi po klijentu. Najveća prednost je što ne morate pisati nijednu formulu; dovoljno je prevući stupce u odgovarajuća polja i Excel sam računa agregate.
SUMIFS i COUNTIFS — zbrajanje s uvjetima
Obična SUM funkcija zbraja sve što joj kažete, bez razlikovanja. SUMIFS ide korak dalje — zbraja samo redove koji zadovoljavaju određene uvjete, primjerice prodaju određenog proizvoda u određenom mjesecu. COUNTIFS radi isto, samo broji redove umjesto da zbraja vrijednosti. Kombinacija ove dvije funkcije pokriva veliku većinu svakodnevnih izvještajnih potreba bez potrebe za pivot tablicom.
IF i ugniježđeni IF — logika u tablici
IF funkcija provjerava uvjet i vraća jednu vrijednost ako je uvjet istinit, a drugu ako nije — primjerice, označi narudžbu kao "kasni" ako je datum isporuke prošao, a status i dalje "u obradi". Kad treba provjeriti više uvjeta odjednom, IF funkcije se mogu ugnijezditi jedna u drugu, iako je za složenije slučajeve često čitljivije koristiti IFS funkciju koja izbjegava duboko ugniježđivanje.
Uvjetno oblikovanje — vizualni signal bez čitanja brojki
Uvjetno oblikovanje automatski mijenja boju ćelije na temelju njezine vrijednosti — crveno za kašnjenja, zeleno za ostvarene ciljeve. Umjesto da netko čita svaki redak tablice, boje odmah signaliziraju gdje treba obratiti pažnju, što je posebno korisno kod tablica s stotinama redaka koje se pregledavaju svakodnevno.
Zamrzavanje redaka i stupaca — orijentacija u velikim tablicama
Kod tablica s puno redaka lako se izgubi kontekst dok skrolate prema dolje — ne vidite više koji stupac što predstavlja. Zamrzavanje gornjeg reda ili lijevog stupca drži nazive vidljivima bez obzira koliko skrolate, sitna funkcija koja štedi neprestano vraćanje na vrh tablice.
Excel ne treba svladati u potpunosti da bi bio koristan — dovoljno je poznavati ovih nekoliko funkcija dovoljno dobro da ih posegnete refleksno, umjesto da svaki put ručno prebrojavate retke ili kopirate podatke jedan po jedan.
